مدت زمان اخذ دفاتر همیشه قبل از سال مالی جدید رخ می دهد. یعنی زمانی که سال مالی جدید قرار است برای شرکت ها اتفاق بیفتد بایستی برای ثبت دفاتر شرکت اقدام کرد. این شرایط برای تمامی شرکت ها لازم است که برقرار شود تا از مشکلات احتمالی و بروز مداخله های مالی بتوان جلوگیری کرد.